選擇正確的圖形

　　首先要確定的是，哪種類型的圖形更適合你要表現的數據。比如餅圖適合部分與整體的比較，條形圖適合顯示增量類別之間的差異等等。像下面的這個圖，餅圖看起來都很相似，而在條形圖中，差別就一目了然了。

　　確定好類型后，在Excel中將數據轉換成圖形非常簡單，選中相關的數據后，即可在“插入”選項卡中選擇圖表類型了。也可以點擊數據右下角“快速分析”按鈕，在彈出框中切換到“圖表”項，快速選擇生成相應的圖表。

　　條形圖排序數據更直觀

　　一般情況下，條形圖可能會如下圖所示的樣子。這種隨機的分布，很難看出差別。

　　我們可以選中相關數據，然后切換到“數據”選項卡，點擊“排序”按鈕，在打開對話框中設置條件對數據進行排序。

　　排完序之后再生成條形圖，將會是一個有序的序列，各類數據間的差異清晰明了地顯示出來，而且也更美觀。

　　縮短Y軸的標簽長度

　　有些圖標的Y軸標簽數字太長，不但影響閱讀，也不美觀，這時可以想辦法縮短Y軸的標簽。在Y軸的標簽上右擊，然后選擇“設置坐標軸格式”。

　　在右側打開的坐標軸格式窗口中，展開“數字”項，將“類別”設置為“自定義”，在格式代碼框中輸入“￥0,, 萬”。在自定義格式中，需要加入說明性字符的部分，可以先輸入斜杠再輸入相應字符，比如本例中的“￥”和“萬”，字符可以根據實際情況自行決定。科學計數中，每3位數就有一個逗號分節符，在這個自定義格式中，分節符越多，數字就越短。

　　設置完畢，點“添加”按鈕，此自定義的格式將被自動選中，此時本例中的超長Y軸標簽已經縮短，并且不影響意義的表達。

　　刪除圖表背景線

　　默認情況下，建立的圖表背景中都有一些參考線，如果感覺這些線影響了圖表的美觀，可以簡單將它們刪除。在圖表區背景的網格線上右擊，選擇“設置網格線格式”，再在右側窗格中，選中“無線條”，即可去掉背景線啦。