電子郵件中的一些錯誤是很直接的，如果對方收到了你的錯誤郵件，你的工作、聲譽或者是職業生涯都可能受到影響。幸運的是，要避免這些錯誤是很容易的。以下是經常會困擾我們的五個電子郵件使用時的壞習慣，但你完全能夠以另外的方式來處理它們。

1、含糊或者是缺少主題

當我們在爭一場官司的時候，我們也應當簡潔地歸納到一項條例來為自己辯護。對于電子郵件來說，也是同樣的道理。你應該讓收件人能夠很容易地明白你的郵件是什么內容。如果你想大多數人那樣，有一個文件筐總括你收到的郵件，可能會根據日期、發件人或者是主題來歸類，那么你難道不會希望能夠通過主題就能夠得知簡要的信息嗎？如果能這樣的話那么發件人就是為你節約了時間。

換一個角度來說，你所收到的郵件中，有多少是沒有主題或者是對方所標示的主題是像“你要的電話號碼”這樣的呢？為什么發件人不能在主題中清楚地寫明“電話號碼是xxx-xxxxxxxx”呢？

當你在發送電子郵件給一個特定的人時，請在主題中給出事件的詳情，再加上名字。例如，當你想說張三升職這件事，你可以在主題中寫道“張三升職了”。如果你發送郵件時在主題中只寫道“張三”，那么收件人也許就會誤認為是張三所發送的郵件。

總之，一個清楚明了的郵件主題，就可以為收件人省卻不少麻煩。

2、更改了話題卻沒有更改主題

你是否有看到過一些標明一件商品正在出售的廣告，而進入了商店后卻發現它已經售空了呢？商店其實是給了你一張延期票，因為它的廣告內容實際上已經是過期了。在過去，商店通常都會試圖說服你購買其它的東西來代替，也就是一種“誘餌推銷”的方式。

電子郵件用戶則更經常地蒙受這種“誘餌推銷”，而之所以這樣的原因大都是出于懶惰。例如，當你向一個同事發送一則主題為A的通知，這個同事之后則需要向你發送主題為B的通知。然而，它沒有創建一封新郵件，標明“主題B”，而是直接回復你，在文中才提到關于主題B的事，但此時的主題上所寫的仍然是“主題A”。這確實令人煩惱不是嗎？當你發送電子郵件的時候，請確定你的主題與實際的內容是相匹配的。如果你要通過回復來發送通知，那么請將主題更改為匹配實際話題的字句。

幾個月前，天氣還很冷的時候，一個鄰居向我們新建住宅區的所有居民發送了一份鄰里的電話號碼簿，標題為“鄰居的號碼簿”。一個半小時后，我收到了一封來自其中一個鄰居向所有人回復的郵件，主題是“Re:鄰居的號碼簿”。我不經意地點開了這封郵件，發現這個發送者所寫的是他的暖氣機壞了，想向鄰居們借毛毯以及煤油暖氣機。當然，他還是得到了他所需要的東西并修好了他的暖氣機，但如果他所發出的郵件能有一個更好的標題的話，我想他也許能夠獲得更快的回復。

3、在一封郵件中包含多個話題

將多個話題包含在一封郵件中能夠讓你減少發送的次數，也可以減少電子郵件的流量以及數量。然而，你的接收者可能就會因此忽略了一個或多個話題。所以最好還是讓每封電子郵件中只包含一個話題。

在一封電子郵件中只包含一個話題可以使溝通更有效。

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4、未經思考就發送

當你年幼的時候，你的母親也許有告訴過你，在對一個人作出回應之前心里先默數三聲。為什么她要那么說呢？因為她知道，如果不經思考就回答的話可能會引發一些問題。

請確保你所要說的確實就是你所寫的東西，人們可能會根據你的字句來自行理解你的意思。通過電子郵件所開的玩笑很可能會比當面這么做要造成更大的誤解。另外，請小心謹慎，不要太快對一封讓你不悅的電子郵件作出回應。一個愚蠢的人才會當即表現他的不滿，而智者總是能夠將一些羞辱忽略。

出于法律因素，在發送郵件前你也需要經過思考。電子郵件能夠被律師“發現”，作為一方提出訴訟的證據。也就是說，你在電子郵件中所寫的內容可能落入一些律師的手中，成為審判時的證據。因此在你發送一封電子郵件之前，想象自己是處在一個證人的立場，正在提供證詞。

5、輕率地對所有人回復

在你按下“回復所有”前，先確定你是否真的需要這么做。真的每個人都需要看到你的回復嗎？你的回復對所有人都是有益的嗎？或者說你是否僅僅是發送了一個私人的回復或者只是一個關于發件人的個人問題呢？在這些情況下，你只需要做簡單的“回復”就可以了。否則，你的一些私人的爭論就可能變成公眾皆知的尷尬信息。

請注意，如果你收到一封郵件是因為你是某個群組中的成員，那么當你點擊“回復”時也會將郵件發送給群組中的所有人。

你是否意識到你自己所犯的這些錯誤呢？最好就是能夠立即認識到這些問題，這樣就能夠很輕易地將它們改正。

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